Nie wieder Chaos bei der Planung großer Veranstaltungen, Mailflut nach und vor jeder Sitzung oder bei der Einhaltung rechtlicher Vorschriften dank Wissensmanagement? Doch wie kann das im Verein funktionieren? Wie kann Vereinswissen erhoben, optimal genutzt und verteilt werden? Das wollen wir in diesem Beitrag klären.
Welche Bedeutung hat Wissensmanagement im Verein?
Wissensmanagement dient allgemein dazu, Wissen verfügbar und nutzbar zu machen.
Doch was ist überhaupt Wissen? Grundsätzlich wird zwischen explizitem und implizitem Wissen unterschieden:
- Implizites Wissen ist personengebundenes Wissen und speist sich aus der individuellen Erfahrung, der Intuition und dem langjährigen Umgang mit komplexen Aufgaben.
- Explizites Wissen dagegen ist dokumentiertes Wissen, dass speicherbar und für andere greifbar ist: Dokumente, Datenbanken, Notizen, Arbeitsblätter, Berichte, Anweisungen.
Doch warum sollte sich ein Verein damit befassen oder sogar Einfluss auf die Verteilung von Wissen nehmen? Genau wie im Unternehmenskontext ist auch im Vereinsumfeld sehr häufig folgendes Bild zu finden:
Immer dieselben Vereinsmitglieder kümmern sich regelmäßig um anfallende Aufgaben und sammeln mit der Zeit viel Erfahrung in den Bereichen. Wenn diese Menschen den Verein verlassen oder temporär ausfallen, geht dieses wichtige Wissen schlagartig verloren. Ganz egal, welchem Ziel oder Zweck der Verein nacheifert: Explizites und implizites Wissen spielt eigentlich immer eine Rolle. Deshalb empfiehlt es sich, Wissen als eine „entscheidende Ressource“ zu begreifen. Wissensmanagement kann nur dann eine erfolgreiche Komponente des Vereinslebens werden, wenn auch der Vorstand die entsprechenden Strukturen dafür ebnet.
Drei einfache Schritte zur Einführung von Wissensmanagement im Verein
Wissensmanagement im Verein lebt davon, dass sich möglichst viele Mitglieder an der Dokumentation und am Erhalt des vorhandenen Wissens beteiligen. Oftmals muss dieser Prozess aber initial angestoßen werden:
- Diskussion über Umgang mit Wissen anregen
Zunächst einmal muss jedem Vereinsmitglied klipp und klar sein, warum es sich lohnen kann, sich mit dem „Rohstoff Wissen“ auseinanderzusetzen. Stoßen Sie also eine Diskussion über das Thema an und machen den Mitgliedern klar, welche Vorteile es hat, sich mit dem Erfolgsfaktor „Wissen“ zu beschäftigen. Gleichzeitig sollte auch deutlich werden, welche Nachteile durch Wissenslücken entstehen können.
- Bestandsaufnahme durchführen: Was können wir schon? Was wissen wir schon? Was müssen wir noch lernen?
Am Anfang der Wissensverwaltung steht eine Bestandsaufnahme. Alles vorhandene Wissen sollte hier festgestellt werden. Dazu muss ermittelt werden, welche vorhandenen Kompetenzen, Fähigkeiten und Erfahrungen es wert sind, sie weiterzureichen.
- Wissenspool aufbauen
Einen vereinsinternen Wissenspool aufzubauen, ist im digitalen Zeitalter kein Problem. Es gibt zahlreiche Tools, die die Kommunikation untereinander vereinfachen, Planungsprozesse unterstützen und Wissen dokumentieren.
Wie kann KNOW&SHARE unseren Verein unterstützen?
Moderne, cloudbasierte Softwarelösungen wie KNOW&SHARE ermöglichen einen permanenten Zugriff auf die vereinsinternen Wissensressourcen. Dabei ist es völlig egal, wo Sie sich gerade befinden. Es genügt ein Webbrowser samt Internetverbindung. Einmal mit Wissen befüllt, können Sie mit KNOW&SHARE vielfältige Herausforderungen im Vereinsalltag bewältigen. Ein paar Beispiele:
Planung von Veranstaltungen und Ausflügen
Die jährliche Organisation und Ausrichtung eines Festes, einer Ferienfreizeit oder großen Sportveranstaltung stellt für viele Vereine schon Monate im Voraus eine besondere Herausforderung dar. Welche Aufgaben müssen unbedingt weit im Voraus erledigt werden? Was lief im letzten Jahr gut und was schlecht? Wer unterstützt uns bei der Gestaltung der Einladung? Mit welche Mengen an Lebensmitteln und Getränken kalkulieren wir? Welche Kosten kommen in etwa auf uns zu?
Dies sind nur wenige Beispiele für typische Fragen, die meist nur schwer oder mit Erfahrungswissen einzelner Mitglieder beantwortet werden können. Mit KNOW&SHARE können Sie diesen Planungsprozess im Handumdrehen dokumentieren, Ansprechpartner hinzufügen, Dokumente und Dateien verknüpfen sowie in der Nachbesprechung wertvolles Erfahrungswissen direkt zur Verbesserung des Prozesses nutzen. Die Planung im nächsten Jahr geht anschließend kinderleicht von der Hand.
Sitzungen und Protokolle
Jeder Vorstandssitzung geht meist eine Mail mit Einladung und Themenvorschlägen an alle Vorstände voraus. Mit Ergänzungen und Zu- oder Absagen sind bereits viele Mails verfasst worden. Nach jeder Vorstandssitzung wird das Protokoll wieder per Mail verteilt. Es folgen wieder weitere Mails mit Anmerkungen, Änderungswünschen und vielleicht auch aktualisierten Protokollversionen. Und nach einer gewissen Zeit ist es jedes Mal aufs neue eine Herausforderung, das Protokoll der letzten Sitzung zu finden. Diese zeitintensive Art der Kommunikation lässt sich mit einfachen Mitteln deutlich verkürzen.
Nutzen Sie die Protokoll-Vorlage von KNOW&SHARE und befüllen Sie eine Seite mit Ihren Themenvorschlägen. Jedes Vorstandsmitglied kann auf diese Seite zugreifen, Feedback als Kommentar hinterlassen oder Zu- bzw. Absagen. Während der Sitzung führen Sie direkt im KNOW&SHARE ihr Protokoll. Im Nachgang hat jedes Mitglied wiederum die Möglichkeit, seine Anmerkungen direkt im System zu hinterlassen. Sie vermeiden unnötige Mails, unterschiedliche Protokollversionen und lästige Suchvorgänge. In Corona-Zeiten können Sitzungen übrigens mittels eingebauter Webmeeting-Funktion direkt über KNOW&SHARE abgehalten werden.
Rechtliche Vorgaben
Als Verein müssen Sie sich an Spielregeln halten und rechtliche Vorgaben erfüllen. Ein Beispiel: Jeder Verein, auch der kleinste, verwaltet personenbezogene Daten. Die ordnungsgemäße Verarbeitung dieser Daten dokumentiert das Verarbeitungsverzeichnis. Dieses muss in jedem Verein vorliegen und jederzeit verfügbar sein. Neben dem Datenschutz gilt es auch, die Themen Prävention und Versicherungen im Auge zu behalten. Wie sind der Verein, die Mitglieder und die ehrenamtlich Tätigen gegen Schäden abgesichert? Welche Präventionsmaßnahmen werden getroffen?
Erfüllen Sie alle rechtlichen Anforderungen und Dokumentationspflichten mit KNOW&SHARE. Mit vielen Vorlagen, bspw. für ein Verarbeitungsverzeichnis, unterstützt KNOW&SHARE Ihren Verein bei einer sauberen Dokumentation. So haben Sie jederzeit im Blick, wer welche Ämter ausübt, welche Schutzmaßnahmen getroffen wurden oder wie Sie mit personenbezogenen Daten umgehen.
Es gibt viele Einsatzmöglichkeiten und Anwendungsgebiete für eine Wissensplattform im Vereinsleben. Wenn Sie Lust haben, mehr darüber zu erfahren, so nehmen Sie doch gerne Kontakt zu uns auf. KNOW&SHARE ist aktuell für Vereine dauerhaft kostenlos.
