Die Strukturierung einer Plattform trägt in vielfacher Hinsicht zu ihrem Erfolg bei. Eine logisch organisierte Plattform ermöglicht nicht nur eine schnellere Informationsfindung für die Benutzer, sondern unterstützt auch Mitarbeiter dabei, sich effizienter weiterzubilden. Wenn Inhalte gut organisiert sind, ist das Lernen umso produktiver. Darüber hinaus erhöht eine gut durchdachte Struktur die Attraktivität der Plattform, was wiederum ihre Nutzung fördert. Doch bevor man sich auf das Strukturieren stürzt, ist es von zentraler Bedeutung, die eigenen Mitarbeiter und ihre Anforderungen zu verstehen. Man sollte sich fragen, wann sie nach welchen Informationen suchen und welche Inhalte für sie besonders relevant sind. Durch die Beantwortung dieser Fragen kann man eine auf die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnittene Struktur entwickeln.

Das Erstellen einer Baumstruktur für Ihre Wissensplattform ist ein hierarchischer Ansatz zur Organisation von Informationen, bei dem jedes „Blatt“ oder jeder „Zweig“ eine spezifische Information oder Ressource darstellt, die einem übergeordneten „Ast“ oder „Bereich“ zugeordnet ist.

Am Anfang dieses Prozesses ist es essentiell, das Ziel und den Umfang Ihrer Wissensplattform klar zu definieren. Dadurch können Sie den zentralen Fokus Ihrer Baumstruktur, also den Hauptzweig bzw. Stamm, festlegen. Ausgehend von diesem Hauptzweig können Sie dann Hauptkategorien bestimmen, die möglicherweise Prozesse, Abteilungen, Hauptthemen oder andere große organisatorische Einheiten repräsentieren. Ein Beispiel hierfür könnten Prozesse wie „Verkauf“, „Montage“ oder „Abrechnung“ in Frage kommen.

Innerhalb dieser Hauptprozesse geht es darum, spezifischere Themen oder Bereiche zu identifizieren, die als Zweige von den Hauptästen abgehen. So könnten Sie unter „Verkauf“ Unterkategorien wie „Kundenakquise“, „Produktpräsentationen“ und „Verkaufsabschlüsse“ anlegen. Innerhalb von „Montage“ könnten spezifischere Themen wie „Materialbestellung“, „Montageanleitungen“ oder „Qualitätskontrolle“ einzuordnen sein. Und die „Abrechnung“ könnte Details wie „Rechnungserstellung“, „Zahlungseingangsüberwachung“ und „Mahnverfahren“ enthalten. Konkrete Leitfäden oder Arbeitsanweisungen zu diesen Themen stellen dann auf unterster Ebene die „Blätter“ Ihrer Baumstruktur dar.

Es ist wichtig zu bedenken, dass es Überschneidungen zwischen den Kategorien geben kann. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, Verknüpfungen oder Querverweise zwischen verwandten Themenbereichen einzuführen, um die Navigation in der Wissensplattform zu erleichtern.

Suchfunktion:
• Filteroptionen: Ermöglichen Sie den Benutzern, ihre Suchergebnisse nach Datum, Relevanz oder Kategorie zu filtern.

Konsistente Formatierung:
• Stilhandbuch: Erstellen Sie ein Stilhandbuch oder Leitfaden, das Formatierungsregeln für Texte, Überschriften, Listen und andere Elemente festlegt.
• Vorlagen: Bieten Sie Vorlagen für häufig erstellte Inhaltsarten an, um Einheitlichkeit zu gewährleisten.

Visuelle Elemente:
• Bilder und Diagramme: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Verwenden Sie Bilder, Diagramme oder Infografiken, um komplexe Themen zu veranschaulichen.

Feedback-Mechanismen:
• Kommentarbereiche: Ermöglichen Sie den Benutzern, Inhalte zu kommentieren. Dies kann wertvolles Feedback liefern und den Austausch zwischen den Mitarbeitern fördern.
• Bewertungssysteme: Ein einfaches „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“ kann Ihnen schnell zeigen, welche Inhalte für die Benutzer am hilfreichsten sind.

Überladene Struktur:
Fehler: Eine zu komplexe und detailreiche Hierarchie, die die Benutzer überwältigt.
Lösung: Beschränken Sie sich auf wesentliche Hauptkategorien und fügen Sie nur bei Bedarf Unterkategorien hinzu. Eine weniger ist oft mehr-Strategie kann hier hilfreich sein.

Mangelnde Aktualisierung:
Fehler: Inhalte werden veraltet und sind nicht mehr aktuell oder relevant.
Lösung: Ein regelmäßiges Überprüfungs- und Aktualisierungssystem einführen. Überlegen Sie, Benachrichtigungen oder Erinnerungen für Redakteure zu setzen, um Inhalte zu überarbeiten.

Unklare Rollen- und Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Struktur:
Fehler: Es ist nicht klar, wer für die Strukturierung verantwortlich ist und wie Änderungen vorgenommen werden.
Lösung: Rollen und Zuständigkeiten klar definieren und einen Prozess für Strukturänderungen etablieren.