Wandrey hat den digitalen Notfallkoffer nicht nur strukturiert, sondern vollständig befüllt – und daraus eine umfangreiche Vorlage entwickelt. Aus vielen wichtigen Unterlagen ist so eine klare, gepflegte Wissensstruktur entstanden, die regelmäßig überprüft werden kann.

Ein wichtiger Unterschied zur Papier-Variante: Digital können Inhalte nicht nur abgelegt, sondern auch verknüpft, erklärt und in einen Kontext gesetzt werden. So entsteht ein Handbuch, das nicht nur „irgendwo liegt“, sondern sich gezielt nutzen lässt – zum Nachschlagen, zur Vorbereitung von Übergaben oder als Orientierung in Vertretungssituationen.

So wird aus dem Koffer ein Werkzeug für Alltag, Unternehmensweitergabe und Ausnahmefall – und die drei Perspektiven greifen sinnvoll ineinander.

Greifbare Beispiele aus der Struktur:

1) Normalbetrieb (damit der Alltag rund läuft)

• Vertretung & Zuständigkeiten: Wer übernimmt was, wenn jemand im Urlaub ist oder kurzfristig ausfällt – inkl. kurzer Übergabe-Notizen. Beispiel: Eine Seite „Vertretung Büro/Disposition“ mit klaren Ansprechpersonen, typischen Aufgaben (z. B. Terminabsprachen, Rückfragen aus dem Kundengarten) und Hinweisen, wo man die wichtigsten Infos findet.
• Zugänge & wichtige Ablagen: Was muss man im Alltag schnell parat haben – ohne langes Suchen. Beispiel: Eine Übersicht „Wichtige Zugänge“ (z. B. Bank/Portale/Software) mit Verantwortlichen, „wo liegt was“-Hinweisen und einem kurzen Pflegehinweis („Wer aktualisiert das, wenn sich etwas ändert?“).

2) Staffelübergabe (damit Wissen gut weitergegeben wird)

• Zeitachse & Schritte: Was passiert in welcher Reihenfolge, wenn Aufgaben oder Verantwortung schrittweise übergehen. Beispiel: Eine Checkliste „In 6–12 Monaten“ (Kommunikation, Rollen, Dokumente, Termine) – nicht als starres Projekt, sondern als Orientierung.
• Personen & Institutionen: Wer ist wichtig, wer muss wann eingebunden werden. Beispiel: Eine Kontakt-/Rollenliste mit Steuerberatung, Bank, Versicherungen und weiteren Schlüsselkontakten – inkl. „Wofür zuständig?“ und „Wann relevant?“

3) Notfall (damit im Ernstfall sofort Klarheit da ist)

• Sofort-Übersicht „Was jetzt?“: Ein kurzer Startpunkt für die ersten Schritte. Beispiel: Eine Seite „Erste 24 Stunden“ mit den wichtigsten Kontakten, Prioritäten und Zuständigkeiten – bewusst kurz gehalten.
• Dokumente schnell auffindbar: Alles, was man in Ausnahmesituationen nicht zusammensuchen möchte. Beispiel:Verlinkte Ablageorte für Vollmachten, Verträge und Versicherungsinfos – ohne Inhalte offen zu legen, aber so, dass Berechtigte schnell ans Ziel kommen.

Damit wird der „Notfallkoffer“ im besten Sinne zu einem Betriebshandbuch, das nicht im Schrank liegt, sondern sich weiterentwickeln darf. Und vor allem: Es lässt sich so aufbauen, dass auch andere im Team verstehen, warum etwas wichtig ist und wie es genutzt werden soll.

Der wichtigste Schritt am Ende: Wandrey nutzt den KNOW&SHARE-Hub, um die Vorlage allen Betrieben der Gärtner von Eden eG zur Verfügung zu stellen. Die Genossenschaft steht für hochwertige Gartenkultur und vereint rund 50 ausgezeichnete Garten- und Landschaftsbaubetriebe aus dem deutschsprachigen Raum. Im Netzwerk arbeiten rund 1.400 Fachleute – und genau dieser Erfahrungsschatz macht den Unterschied: Ideen werden geteilt, Standards weiterentwickelt und praxiserprobte Lösungen wandern von Betrieb zu Betrieb.

Im KNOW&SHARE-Hub wird Teilen einfach: Inhalte lassen sich so bereitstellen, dass sie unternehmensübergreifendgenutzt werden können – als Vorlage, die andere Betriebe übernehmen, anpassen und mit eigenen Erfahrungen ergänzen.

So wächst aus der ERFA-Idee eine skalierbare Vorlage, die von Betrieb zu Betrieb weitergetragen wird – und in der Praxis ankommt.

Im Projektverlauf hat sich außerdem gezeigt: Wenn einmal eine gute Struktur steht, liegt der nächste Anwendungsfall nicht weit weg. Wandrey setzt KNOW&SHARE zusätzlich im Service ein – mit einer Serviceakte pro Kundengarten, gepflegt vom Büro für die Teams draußen.

Die Serviceakte folgt einem klaren, saisonalen roten Faden: Sie startet mit einer kurzen Kundeninfo, führt dann durch Frühjahrs-, Sommer-, Herbst- und Winterservice und bündelt ergänzend Pläne und Technik sowie ein Gartentagebuch für laufende Notizen und Beobachtungen.

Der Effekt ist genau der, den man sich wünscht: Alle Pflegeinfos an einem Ort, saisonale Routinen sind greifbar – und die Mitarbeitenden im Kundengarten finden schnell, was für den jeweiligen Einsatz relevant ist.

Gleichzeitig bleibt das Ganze dynamisch: Über Meldungen können die Mitarbeitenden aus dem Kundengarten Rückmeldungen ans Büro geben (z. B. Besonderheiten, Anpassungen, Hinweise aus dem Einsatz). Das Büro pflegt die Akte daraufhin nach – und sorgt so dafür, dass die Informationen aktuell und verlässlich bleiben.

Besonders schön: Diese Serviceakten-Struktur stammt aus einem anderen Betrieb der Genossenschaft und wurde über den Hub an Wandrey geteilt – Best Practice in beide Richtungen.

Ausgezeichnet wurde das Konzept ebenfalls: Die digitale Serviceakte erhielt bei den TASPO Awards 2024 den 2. Platzin der Kategorie „Geschäftsidee des Jahres“ (eingereicht von den Gärtner von Eden-Betrieben Schleitzer und Lütkemeyer).

So entsteht ein Netzwerk-Effekt: Betriebe profitieren nicht nur von eigenen Lösungen, sondern auch von praxiserprobten Strukturen aus der Genossenschaft.

Nebenbei zeigt sich auch: Sobald Wissen an einem Ort gut funktioniert, lassen sich ähnliche Prinzipien später leicht auf weitere Bereiche wie Baustelle oder interne Abläufe übertragen – und Schritt für Schritt weiter ausbauen.

Der digitale Notfallkoffer zeigt, wie pragmatische Ideen aus der Praxis mit modernen Mitteln weitergedacht werden können: Aus einem analogen Ordner im Alukoffer ist ein lebendiges Handbuch geworden, das Wissen auffindbar macht, Verantwortlichkeiten klärt und die Unternehmensweitergabe vorbereitet – ohne kompliziert zu werden.

Gleichzeitig wird der Nutzen größer, je mehr Betriebe mitmachen: Über den KNOW&SHARE-Hub wird aus einer einzelnen Lösung eine geteilte Vorlage, die sich im Netzwerk weiterentwickelt. Und dass umgekehrt praxiserprobte Best Practices – wie die Serviceakte – ihren Weg zu Wandrey finden und dort sinnvoll weitergenutzt werden, zeigt: Wissen kann in der Genossenschaft wirklich mitwachsen und im Alltag ankommen.

Vom Koffer im Regal zum Wissen, das täglich hilft.

Die Wandrey Garten- und Landschaftsbau GmbH mit Sitz in Bad Bramstedt ist ein Betrieb im Garten- und Landschaftsbau mit knapp 30 Mitarbeitenden – unter der Führung von Petra und Jo Wietheger. Als Mitglied der Genossenschaft Gärtner von Eden steht Wandrey für professionelle Gartenplanung, Umsetzung und Pflege – mit einem hohen Anspruch an Qualität und Struktur in der täglichen Arbeit.

Weitere Informationen: https://www.wandrey.de/

KNOW&SHARE ist eine prozessbasierte Wissensplattform, die Unternehmen dabei unterstützt, Wissen strukturiert aufzubauen, intern zugänglich zu machen und langfristig zu sichern – vom Leitfaden bis zum kompletten Handbuch. Mit Funktionen wie dem KNOW&SHARE-Hub können Inhalte außerdem unternehmensübergreifend geteilt und als Best-Practice-Vorlagen bereitgestellt werden.