Am 10. Juli 2025 fand unser Impuls-Workshop zum Thema Wissenssicherung mit KI statt – ein interaktives Format, das kompakte Theorieimpulse mit praxisnahen Demonstrationen und Mitmachphasen kombiniert. Rund um das Thema „Wie sichern wir Erfahrungswissen scheidender Mitarbeitender, bevor es verloren geht?“ wurden Strategien, Methoden und Werkzeuge vorgestellt, ausprobiert und diskutiert. Moderiert wurde der Workshop gemeinsam mit Prof. Dr. Johannes Schwanitz (FH Münster), der den theoretischen Einstieg lieferte.
Der Workshop gliederte sich in drei zentrale Themenblöcke:
Teil 1: Prozessbasiertes Wissensmanagement als Fundament
Im ersten Teil ging es um die Frage, warum der demografische Wandel Unternehmen unter Druck setzt – und wie prozessorientiertes Wissensmanagement als Antwort darauf funktioniert. Denn wenn langjährige Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, verschwindet oft nicht nur individuelles Know-how, sondern auch implizites Wissen über Abläufe, Abkürzungen, Lösungen und Zusammenhänge.
Anhand der Methode der mehrdimensionalen Prozesstabelle (MPT) wurde gezeigt, wie Wissen in Prozessen strukturiert, visualisiert und dokumentiert werden kann. Die Teilnehmenden erprobten die ersten Schritte direkt selbst: Mit der analogen Post-it-Methode wurden typische Prozessschritte identifiziert, Beteiligte benannt und erste Überlegungen zu Micro-Learnings, Dokumenten oder hilfreichen Hinweisen gesammelt.
Teil 2: Erfahrungswissen sichtbar machen – mit Hilfe von KI
Im zweiten Block lag der Fokus auf dem Explizieren von implizitem Erfahrungswissen. Ein besonderer Schwerpunkt lag auf dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz, um Interviews, Gespräche oder Dokumente in explizites, strukturiertes Wissen zu überführen.
Gezeigt wurden u. a. folgende Tools und Methoden:
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NotebookLM zur Auswertung und Strukturierung von Interview-Transkripten
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Google Gemini zur Extraktion von Inhalten aus Videos ohne Transkript
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Word Online zur KI-gestützten Gliederung und Textextraktion
So wurde z. B. demonstriert, wie aus einem simplen Interview ein Podcast, ein schriftlicher Leitfaden oder eine strukturierte Prozesstabelle entstehen kann – ohne manuelle Nachbearbeitung.
Teil 3: Vom expliziten Wissen zur prozessbasierten Struktur
Im dritten Teil wurde das explizierte Wissen systematisch in strukturierte, prozessorientierte Formate überführt. Dabei kamen verschiedene KI-Tools und Custom GPTs zum Einsatz:
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Der Prozesstabelle Assistent (ein eigens entwickelter GPT) verwandelte Fließtexte, Screenshots oder Gesprächsnotizen in strukturierte HTML-Prozesstabellen – mit nummerierten Schritten, Rollenbezug, Beschreibung und Ressourcenangabe.
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Eine Live-Demonstration zeigte die Nutzung des BPMN-Generators, um aus tabellarischen Darstellungen automatisch BPMN-Diagramme zu erzeugen – bereit zur Weiterverarbeitung in Tools zur Anzeige von BPMN.
Die Teilnehmenden probierten die Tools selbst aus, gaben Feedback und diskutierten angeregt über Einsatzmöglichkeiten in ihren eigenen Organisationen.
Fazit: Praxisnah, zukunftsgerichtet und direkt anwendbar
Der Workshop zeigte eindrucksvoll, wie prozessorientiertes Wissensmanagement und KI-gestützte Tools sich sinnvoll ergänzen können – und wie niedrig die Einstiegshürden sind, wenn die richtigen Methoden und Werkzeuge bereitstehen.
Ob Onboarding, Einarbeitung, Schulung oder Nachfolgeplanung – wer heute Wissen sichern möchte, kommt an strukturiertem Prozessdenken und digitalen Tools nicht vorbei.
Neugierig geworden?
Wenn Sie sich auch mit Fragen rund um Wissenssicherung, demografischen Wandel oder KI-gestütztes Prozessmanagement beschäftigen, kommen Sie gern auf uns zu! Wir freuen uns auf den Austausch – und helfen Ihnen gerne dabei, erste konkrete Schritte in Ihrem Unternehmen umzusetzen.
